Audyt panelu KFS — analiza i rekomendacje
Analiza podejscia Marysi | Audyt top CRM-ow | Propozycja optymalizacji | Mockupy
19.03.2026Sesja 1511 dokumentow Marysi przeanalizowanych
Cytat z transkrypcji (19.03.2026, 09:51):
“to bylo takie wewnetrzne narzedzie zaprojektowane przez kolege z DB wiec jakby tutaj w duzej mierze pokazuje logike tego narzedzia”
Marysia przyznala wprost ze jej projekt to kopia custom CRM-a z poprzedniej firmy. To wyjasnia cala architekture — losowe przypisanie z puli, hierarchie 3 ekranow, race condition protection. To rozwiazanie projektowane dla innego kontekstu (wiekszy zespol, inna branza).
Dokumentacja Marysi jest imponujaco kompletna (11 dokumentow, ~250KB). Logika procesu KFS jest przemyslana i dokladna. Problem nie lezy w TRESCI (co system ma robic), ale w UX (jak uzytkownik ma to robic).
Krytyczne
Over-engineering na 2 osoby
Race condition protection (SELECT...FOR UPDATE SKIP LOCKED), widoki zastepstwa, per-person statistics — dla dwoch osob. To architektura call center na 20 agentow.
Rekomendacja: Prosty przycisk 'Nastepny kontakt' z priorytetowa kolejka. Bez losowania, bez race conditions.
Krytyczne
Losowe przypisanie zamiast priorytetowego kolejkowania
'Pobierz nowy kontakt' losuje z puli — kopia z CRM-a kolegi z poprzedniej firmy. Nowoczesne CRM-y (Close, Outreach) uzywaja priority queue: pokaz mi kogo dzwonic dalej.
Rekomendacja: Kolejka priorytetowa: (1) callbacki dzis, (2) nowe leady, (3) PREMIUM bez kontaktu, (4) reszta. System sam decyduje kto jest nastepny.
Srednie
3 ekrany = 3 klikniecia do dzialania
Lista naborow → Widok powiatu → Widok placowki. Codziennie te same 3 klikniecia zeby dojsc do pracy. Close.com: otwierasz → widzisz 'Today's tasks' → dzwonisz.
Rekomendacja: Jeden ekran 'Moja praca' z kolejka zadan. Nabory jako filtr w tle, nie osobny ekran.
Srednie
12 statusow w 4 grupach — za duzo na start
Realna codzienna praca to 4-5 decyzji po telefonie. Statusy post-deklaracyjne (pozyskano dane, wniosek zlozony, decyzja PUP) to tracking, nie daily workflow.
Rekomendacja: 6 statusow aktywnych + 2-3 automatyczne (po deklaracji). Progressive disclosure — zaawansowane statusy pojawiaja sie gdy sa potrzebne.
Niskie
Tab 'Dane KFS' to statyczna referencyjna wiedza
FTE progi, limity, procedura — nie zmienia sie per placowke. Osobny tab to niepotrzebna nawigacja. Nowoczesne CRM-y uzywaja contextual help.
Rekomendacja: Sciaga KFS jako slide-in panel / tooltip, nie osobny tab. Pokazuj relevantne info inline (np. badge '90% dofinansowania' gdy FTE < 10).
Niskie
Statystyki to nice-to-have, nie MVP
Marysia sama przyznala: 'jesli budowa bylaby czasochlonna, nie jest blokerem na start'. Heatmapa dostepnosci dyrektorow ma sens przy 500+ rozmow.
Rekomendacja: MVP bez statystyk. Proste liczniki na gorze (rozmowy dzis / deklaracje / do oddzwonienia). Dashboard w pozniejszej iteracji.
| Aspekt | Marysia (CRM kolegi) | Top CRM-y | Propozycja Elatheris |
|---|---|---|---|
| Nawigacja | 3 ekrany hierarchiczne | 1-2 ekrany (inbox/pipeline) | 1 ekran “Moja praca” + panel boczny |
| Klikniec do rozmowy | 3 (nabor → powiat → placowka) | 1-2 | 1 (kolejka → telefon) |
| Przypisanie kontaktu | Losowe z puli + trwale | Round-robin / smart lists / reczne | Kolejka priorytetowa + trwale po pierwszej akcji |
| Priorytetyzacja | PREMIUM najpierw (tekst ukryty) | Scoring / smart views / sequences | Auto-sort: callbacki → leady → PREMIUM → deadline naboru |
| Statusy | 12 w 4 grupach (dropdown) | 4-7 domyslnych, konfigurowalne | 6 aktywnych + 3 automatyczne (post-deklaracja) |
| Dane referencyjne (KFS) | Osobny tab “Dane KFS” | Contextual help / tooltips | Slide-in panel “Sciaga KFS” (1 przycisk) |
| Statystyki | Osobna zakladka (7 kafelkow + wykresy) | Dashboard / reports | Liczniki na gorze (MVP) → dashboard pozniej |
| ADHD-friendly | Sekcje zamiast filtrow (dobry kierunek) | Progressive disclosure (zaawansowane) | Jeden CTA: “Zapisz i pokaz nastepny”. Zero nawigacji. |
1
08:00Otwierasz panel
Widzisz: 'Dzis do oddzwonienia: 3 | Nowe leady: 1 | PREMIUM w kolejce: 12'
2
08:01Klikasz pierwszy callback
Inline: dane placowki + notatka z poprzedniej rozmowy + telefon. Dzwonisz.
3
08:15Zapisujesz efekt
Dropdown: Deklaracja. Klik. System automatycznie zmienia status, generuje draft maila, przesuwa na landing Stan 2.
4
08:16System pokazuje nastepny kontakt
Kolejny callback o 9:00. Miedzy tym — nowy lead z formularza. Dzwonisz.
5
09:30Callbacki zrobione, leady zrobione
System: 'Nastepny z kolejki: Przedszkole Teczowa Kraina, PREMIUM, pow. wolominski'. Dzwonisz.
6
10:00Przerwa? Wracasz
System pamietna gdzie skonczylas. Kolejka kontynuuje. Zero rekonfiguracji.
Kluczowa roznica vs Marysia
Marysia: Ja decyduje (wybieram nabor → wybieram powiat → losuje kontakt → wykonuje akcje → wracam do listy).
Propozycja: System decyduje (kolejka pokazuje nastepny → wykonuje akcje → system pokazuje nastepny). Marysia skupia sie na ROZMOWIE, nie na NAWIGACJI.
Moja praca
Callbacki dzis: 2Nowe leady: 1W kolejce: 3
Do oddzwonienia dzis
Przedszkole Teczowa Kraina09:00proba 1/2
Anna Kowalska|Radom
“Proszono o telefon po poludniu. Zainteresowana szkoleniem A.”
Co pokazuje mockup
- Jeden ekran z 3 sekcjami: callbacki dzis → nowe leady → kolejka PREMIUM
- Kliknij kontakt → panel boczny ze szczegolami + panel akcji (efekt rozmowy)
- “Sciaga KFS” → slide-in z referencyjnymi danymi (zamiast osobnego taba)
- Badge pilnosci (4d/8d/12d) — dni do konca naboru. Kolor: czerwony ≤5, zolty ≤10, zielony >10
- “Zapisz i pokaz nastepny” — jeden przycisk konczy akcje i otwiera nastepny kontakt